7 melhores práticas para acompanhar a regularidade fiscal e minimizar riscos

Manter a regularidade fiscal é um caminho seguro para o negócio, principalmente em momentos estratégicos

Falhas no cumprimento das obrigações podem levar à autuação fiscal, impedir a participação em licitações, a obtenção de crédito ou inviabilizar outras operações em que seja necessário validar a regularidade do negócio.

Imagina perder uma oportunidade lucrativa ao identificar que a empresa não está em dia com uma obrigação que ficou esquecida? Manter tudo em ordem evita esse tipo de surpresa nos momentos decisivos.

Para poupar a empresa de prejuízo e frustração, o melhor é adotar boas práticas para acompanhar a regularidade fiscal e minimizar riscos. Veja 7 dicas a seguir:

1. Crie mecanismos de organização e controle
As empresas devem estar permanentemente regulares frente às esferas municipal, estadual e federal. Isso se desdobra em inúmeros tributos e declarações.

A lista é extensa e é fundamental acompanhar todas essas obrigações, as datas de apresentação e pagamento.

Internamente, é preciso criar formas de administrar todos esses processos, o que requer organização e controle das equipes envolvidas nestas etapas (fiscal, contábil e departamento pessoal). Definir uma agenda de obrigações e os responsáveis pelo acompanhamento é fundamental.

2. Recorra à tecnologia para aprimorar a gestão
Em complemento à primeira boa prática, o uso de tecnologia traz ganhos expressivos, principalmente em empresas de maior porte, maior volumetria ou com alguma complexidade na operação.

Utilizar sistemas que integrem informações contribui para a gestão adequada dos processos tributários e, consequentemente, para a manutenção da regularidade e minimização dos riscos de autuação fiscal.

3. Emita certidões de forma periódica
As Certidões Negativas atestam a existência ou não de débitos tributários e previdenciários perante as autoridades fiscais nos âmbitos municipal, estadual e federal.

Emitir algumas certidões periodicamente permite o monitoramento da regularidade fiscal da empresa e, em alguns casos, possibilita também uma rápida ação, pelos contribuintes, para correção de irregularidades apontadas pelas autoridades fiscais. Veja as principais:

» Certidão Conjunta de Débitos de Tributos Federais e Dívida Ativa da União;
» Certidão da Dívida Ativa Estadual;
» Certidão da Dívida Ativa Municipal;
» Certidão da Justiça Estadual do Trabalho;
» Certidão da Justiça Federal;
» Certidão de Distribuição Cível;
» Certidão de Distribuição Criminal;
» Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;
» Certidões de órgãos de classe;
» Certidões de Tributos Estaduais;
» Certidões de Tributos Municipais;
» Certificado de Regularidade com o FGTS;
» Levantamento de baixa de protestos.

4. Programe a realização de revisões
Promover um diagnóstico do negócio, identificando possíveis falhas e o que pode ser aprimorado pela gestão é outra boa prática. Para uma verificação completa com a finalidade de assegurar a regularidade, é válido promover uma revisão contábil, fiscal e trabalhista que mapeie essas áreas.

Repetir esse procedimento de forma programada é uma forma de detectar falhas antes que elas sejam identificadas pelo Fisco e gerem maiores complicações. O ideal é que este trabalho seja realizado por profissionais especializados nesse tipo de verificação.

5. Invista na atualização da equipe fiscal
Para evitar problemas ocasionados por erros na interpretação e descumprimento das regras, é preciso investir constantemente na atualização do time fiscal. É preciso acompanhar as mudanças legislativas municipais, estaduais e federais.

A dificuldade de manter uma equipe própria capacitada para o atendimento desse grande volume de normas é um dos motivos que leva empresas a considerarem o outsourcing fiscal.

6. Considere fazer denúncia espontânea ao identificar falha
Em uma denúncia espontânea, o contribuinte faz a confissão de débitos antes de procedimento administrativo ou medida de fiscalização relacionados à infração. Essa é uma maneira de evitar multas e autuações.

Não é possível recorrer a esse procedimento depois que a empresa já foi alvo de fiscalização que resultou em autuação. Será necessário quitar previamente eventuais valores não pagos conforme regras legislativas.

7. Busque a integração da gestão
A gestão contábil, fiscal e trabalhista funcionando de forma integrada facilita a regularidade e a atuação conjunta dos especialistas dessas áreas.

Manter esses setores alinhados é uma prática que traz muitos benefícios, pois leva à redução de falhas que possam comprometer a regularidade e gerar autuação.

Suporte para manter a regularidade fiscal
A regularidade fiscal é importante a qualquer tempo, mas empresas que estão vivendo momentos estratégicos, como planejamento para licitações, preparação para venda do negócio ou busca de créditos e investimentos, têm especial necessidade em manter e comprovar a conformidade.

Fonte: Domingues e Pinho Contadores (dpc.com.br)

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